Comment choisir ses prestataires ?

16 Feb 2018

Dans le cadre de notre démarche de sourcing de prestataires évènementiels nationaux et internationaux, nous nous sommes intéressés à l’importance de bien choisir ses prestataires, de réels partenaires. C’est une donnée importante dans la recherche de qualité, d’efficacité, de sérénité et d’optimisation budgétaire.

 

 
Dans le cas de notre agence évènementielle Lodge Attitude et de notre plateforme myLodgEvent.com lorsque nous organisons des événements d’entreprises, qu’ils soient internes ou externes, nous n’avons pas le droit au moindre faux pas sous peine de donner une mauvaise image, et par conséquent, de se mettre en risque d’insatisfaction client. Le succès des événements dépend bien sûr de l’analyse du contexte, objectifs et enjeux, de l’organisation générale et bien évidemment des prestataires avec lesquels nous choisissons de travailler. La notion de sourcing adapté, prend ici tout son sens.

 

Travailler avec les mêmes partenaires est pertinent, sans oublier d’être à l’écoute de l’évolution des offres et services de nouveaux prestataires ayant de réelles propositions de valeur et d’impact. Restons fidèles et aussi toujours ouverts.

 

 

 

Prendre le risque de ne pas choisir LE(S) bon(S) prestataire(S) peut être source de mauvaise surprise en amont, le jour J…. par conséquent, de stress et pas que seulement (feed back client …)


Quels sont donc les éléments à prendre en compte afin d’être sûr de choisir le bon prestataire, celui qui fera de votre événement une réussite partagée ?

 

Sa réactivité

 

La réactivité des prestataires à votre demande en dit long sur leur sérieux. Ceux-ci devraient idéalement :
-    prendre le temps de vous contacter soit pour établir un premier contact, soit pour vous demander davantage de précisions sur votre cahier des charges
-    être en mesure de vous formuler une réponse dans les 48h suivant l’envoi de votre demande de devis et après un éventuel échange.

 

Il convient d’être le plus exhaustif possible dans le brief que vous transmettez à votre interlocuteur… évident, tout part de là.
 

Sa réputation et sa visibilité

 

Renseignez-vous au préalable sur la réputation et l’e-reputation des différents prestataires qui auront répondu à vos demandes de devis.

 

Pour ce faire, rien de plus simple que de checker le nom de l’entreprise ou le nom de votre interlocuteur sur Google ou Linkedin (ou tout autre moteur de recherches et réseaux pro).

 

Vous trouverez alors différents avis sur la qualité des prestations ainsi que sur l’amabilité et la réactivité du prestataire. Ces avis devraient vous guider quant au professionnalisme de votre interlocuteur. A l’ère du tout numérique et des réseaux sociaux, tout est analysable et identifiable.

 

Il est pertinent également de se faire recommander par des partenaires et autres clients toujours en phase pour vous donner de belles références.

 

Ses références

 

Si les prestataires que vous avez choisis disposent d’un site Internet, n’hésitez pas à vérifier leurs références, régulièrement mentionnées. Cela vous donnera une idée de la qualité globale de leurs prestations et de leur positionnement clients. De belles références sont en général gage de prestations sérieuses.

 

A contrario, si les prestataires consultés ne disposent pas de site web, pas de visibilité digitales, assez rares mais possible, échangez avec eux sur leurs références et les derniers événements sur lesquels ils sont intervenus. Vous devriez détecter assez vite si votre interlocuteur est mal à l’aise sur ces questions et si par conséquent il vous ment. Nous sommes dans un écosystème où un grand nombre d’acteurs se positionnent, soyez vigilant.

 

L’événementiel est un « petit monde », tout se sait alors n’hésitez pas à en parler autour de vous. Vous aurez souvent LA bonne info !

 

Sa souplesse

 

Comme le dit l’adage « le client est roi », les prestataires consultés devront donc faire preuve de souplesse concernant vos attentes, tout en précisant que demander trop, n’est pas la bonne solution, mon humble avis après +20 d’expériences dans des mondes concurrentiels.

 

Ainsi, un prestataire devrait être en mesure d’accepter et de s’adapter à la présence d’un ou plusieurs participants supplémentaires ou en moins, de prendre en compte une demande de dernière minute, un changement d’horaire, modalités de règlement d’acompte ou d’enlever ou ajouter une prestation non devisée etc …

 

Tout étant question d’échange, de partage et d’intégrité, parler et exposer les données sera toujours apprécié.

 

Son empathie

 

On l’oublie trop souvent mais l’empathie et le feeling sont des éléments clés à prendre en compte dans le choix des prestataires avec lesquels vous allez travailler. L’empathie en dit généralement long sur le service fourni par les prestataires consultés. Vous devez donc avoir un bon feeling avec lui et surtout vous sentir en confiance.

 

Un prestataire faisant preuve d’empathie est celui qui sera à votre écoute et avec lequel vous vous sentirez en confiance.

 

Un événement réussi, c’est comme dans la vraie vie … un travail d’équipe au service du détail et de la qualité.

 

 

 

Son expérience

Encore une fois, n’hésitez pas à dialoguer avec votre interlocuteur et à lui poser des questions sur son expérience ou bien sur les différents types d’événements auxquels il a pu participer en tant que prestataire : pour qui, combien de personnes, quelle durée, typologie des clients, récurrence de ses événements, avec d’autres prestataires …

 

Nos partenaires sont toujours fiers d’exposer leur expérience et expertise, à juste titre, analysez et vous saurez !

 

Sa tarification

 

Enfin, lorsque vous aurez obtenu un premier faisceau d’indices susceptibles de vous guider dans le choix des prestataires avec lesquels vous souhaitez travailler, prenez le temps de comparer les tarifs de chacun, notamment en ce qui concerne le rapport qualité/prix.

 

Les tarifs pratiqués ne doivent pas être les seuls indicateurs devant vous guider dans le choix de vos prestataires.

 

Méfiez-vous des offres trop basses ou au contraire des offres jugées trop hautes. Prenez en compte vos besoins réels et comparez. Si vous êtes par exemple amené à devoir faire votre choix entre plusieurs traiteurs, comparez par exemple le  prix par pièce, le personnel mis à disposition, si le nappage et la décoration sont compris, le prix de l’heure supplémentaire, le droit de bouchon, les frais de déplacement etc …

Selon les types de prestations demandées, il est déterminant de prendre son temps pour faire la bonne analyse sur les lignes budgétaires proposées.

 

Le mieux disant est souvent préférable au moins disant … expérience oblige !

 

 


Pour résumer, quel est le bon process à adopter dans le choix de vos prestataires ?

 

1-    La réception des propositions


Attendez de recevoir différentes propositions afin de pouvoir faire votre choix en tout état de cause. Vous pourrez ainsi comparer les devis qui vous seront proposés au regard de votre brief initial. Attention, je préconise de ne pas inonder les prestataires de demandes, ne pas faire « le tour de la place », 2 à 3 grand maximum … possible de recourir à 1 seul prestataire en fonction de la demande et de votre besoin précis.


2-    L’échange


L’échange est capital afin de vous assurer du « sérieux » des prestataires avec lesquels vous êtes en relation. Plus que du feeling, la création d’une relation spécifique et sur mesure est nécessaire.


3-    L’analyse qualitative et quantitative des prestataires


Pensez à vérifier les références et la réputation des différents prestataires avec lesquels vous êtes en contact.

 

Prenez évidemment en compte l’intégralité de votre cahier des charges afin de vérifier si les prestations sont à 100% en adéquation avec vos attentes, vos objectifs et les enjeux de votre événement.


4-    La décision finale


Vous avez normalement en votre possession tous les éléments pour prendre votre décision finale. C’est à vous maintenant ! 
 

 

Pour vous aider, voilà tous les types de prestataires et de prestations dont vous pourriez avoir besoin … courage car la liste est longue et tellement réelle :

 

  • Lieux de Réception

  • Salles de Séminaire

  • Coach & Formateur

  • Espace Congrès & Colloque

  • Relation Presse

  • Transports

  • Location Mobilier

  • Salles de Convention

  • Activités teambuilding

  • Photo & Vidéo

  • Interactivité digitale

  • Traiteurs

  • Objets Publicitaires

  • Location de mobilier

  • Création Graphique

  • Animations

  • Tentes & Barnums

  • Impression

  • Hôtesses et Service de sécurité

  • Régie Technique

  • Lieux Evènementiels

  • Espace Formation

  • Location événementielle

  • Hébergements classiques / insolites

  • Intervenants & Speaker

  • Décoration Evènementielle

  • Restauration & Traiteur

  • Agence Communication

  • Service Juridique

  • Salles de Réunion

  • Assistance Technique

  • Hélicoptère & Montgolfière

  • Matériel de Réception

  • Bateaux & Voiture de prestige… 

  • ...

 

Dans notre quotidien, l’accent a toujours été sur la complémentarité pour faire des évènements professionnels souvent impactants … et pour nos partenaires, véritables membres de nos équipes le Jour J, nous sommes son client et ils le savent très bien J

 

Nous proposons le 3 en 1 de l’évènementiel :

  • Conseil en stratégie évènementielle et relationnelle

  • Outils numériques d’aide à l’organisation d’évènement

  • Lieux évènementiels atypique

 

[Projet – Recrutement – Sourcing]

+33(02)23 25 04 80 – david@lodge-attitude.fr

 

[Nouveauté]

Découvrez notre observatoire évènementiel 2018 (Marché – tendances – conseils – chiffres clés …) tout y est : version light et version complète ICI

 

A bientôt

David.

 

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